Nico S.p.A. si propone di lavorare nel rispetto dei principi di lealtà, legalità e correttezza, principi su cui si basano il successo e la crescita dell’azienda e ripudia  ogni discriminazione basata sul sesso, sulle razze, sulle lingue, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico.

Nico S.p.A.  favorisce un ambiente di lavoro che, ispirato al rispetto, alla correttezza e alla collaborazione, nonché sulla base dell’esperienza maturata nei settori di propria competenza, permetta il coinvolgimento e la responsabilizzazione di Dipendenti e Collaboratori, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere e alle modalità per perseguirli. 

 

PROCEDURA WHISTLEBLOWING

Sommario

1. Premessa

2. Scopo e finalità della procedura

3. Adozione, aggiornamento e diffusione

4. Oggetto della segnalazione

5. Contenuto delle segnalazioni

6. Principi generali

7. Modalità e destinatari della segnalazione

8. Attività di verifica della fondatezza della segnalazione

9. Gestione e archiviazione della segnalazione da parte del Comitato Segnalazioni

10. Forme di tutela dell’informatore/whistleblower

10.1. Obblighi di riservatezza sull’identità dell’informatore/whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

10.2. Divieto di discriminazione e di misure ritorsive nei confronti dell’informatore/whistleblower

11. Responsabilità dell’informatore/whistleblower

1. Premessa

Nico S.p.A. ha adottato la “Procedura Whistleblowing” al fine di adeguarsi alle novità introdotte dalla L. 30 novembre 2017, n. 179, pubblicata in G.U. 291 del 14 dicembre 2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” (c.d. Whistleblowing). Tale normativa risponde ad un’esigenza di tutela dell’integrità delle realtà aziendali.

Il Comitato Segnalazioni è il soggetto deputato a gestire le segnalazioni applicando le modalità operative dettate dalla presente Procedura.
 

2. Scopo e finalità della procedura

Scopo della Procedura Whistleblowing è quello di fornire al soggetto che intende segnalare un illecito o un’anomalia (da ora in poi anche solo “informatore”) chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché con riferimento alle forme di tutela che vengono offerte al medesimo da parte del nostro ordinamento.
 

3. Adozione, aggiornamento e diffusione

La presente procedura ha decorrenza dal 15.7.2023. Ogni successivo aggiornamento della procedura annulla e sostituisce, dalla data della sua emissione, tutte le versioni emesse in precedenza. L’aggiornamento della presente procedura è di competenza del Comitato Segnalazioni. La presente versione, così come qualsiasi aggiornamento della procedura, sarà sottoposta, a cura del Comitato Segnalazioni e sottoposta all’approvazione dell’organo amministrativo della Società (in seguito anche solo CdA).

La presente procedura è reperibile nei termini che seguono:

a) nell’Intranet aziendale per il personale della Società al seguente percorso: www.myareaf2a.com accedendo con le credenziali riservate precedentemente rilasciate a tutte le risorse in forza;

b) nel sito internet www.nico.it attraverso la piattaforma informatica dedicata denominata SIGNALETHIC, un sistema di comunicazione sicuro dotato di sistemi di crittografia, per garantire la protezione di chi segnala e denuncia un illecito aziendale, raggiungibile da qualunque device. L’URL per l’accesso alla soluzione pertanto sarà: <<https:\\nico.signalethic.it>>
 

4. Oggetto della segnalazione

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano anomalie, irregolarità o reati posti in essere sia nell’interesse che a danno dell’ente.

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro e ricomprendono le notizie acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, anche in modo casuale.

Non sono invece meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci: ciò in quanto è necessario sia tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che l’ente svolga attività ispettive interne poco utili e comunque dispendiose.

In questa prospettiva è opportuno che le segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire all’organo deputato alla gestione delle stesse di effettuare le dovute verifiche.

Esulano dall’oggetto del whistleblowing le doglianze di carattere personale dell’informatore o inerenti rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro.
 

5. Contenuto delle segnalazioni

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire all’organo deputato alla gestione delle segnalazioni di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti interni a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

• generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda, (con espresso consenso in tal senso da parte dell’informatore);

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;

• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;

• se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;

• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

• l’indicazione di eventuali documenti / altre evidenze che possono confermare la fondatezza di tali fatti;

• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità qui descritte, non verranno prese in considerazione nell’ambito delle procedure volte a tutelare l’informatore che segnala illeciti, ma verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

Quando si può segnalare:

A) quando il rapporto giuridico è in corso;

B) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

C) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).
 

6. Principi generali

La presente procedura è fondata sui seguenti principi generali:

a) protezione dell’informatore. La Società garantisce i segnalanti contro qualsiasi azione ritorsiva come conseguenza della segnalazione, quali, a titolo esemplificativo: licenziamento, sospensione, retrocessione, demansionamento, trasferimento ingiustificato, mobbing, molestie sul luogo di lavoro.

b) Tutela della riservatezza. Tutte le informazioni ricevute nell’ambito della segnalazione saranno trattate dai riceventi in via riservata e facendo in modo che l’accesso alle segnalazioni sia limitato ai soggetti autorizzati. In particolare, i fatti oggetto della segnalazione, ivi inclusi i nominativi dei soggetti che sono coinvolti (così come qualunque elemento in grado di rivelare o ricavarne l’identità) non saranno diffusi dai riceventi, i quali potranno condividere le informazioni ricevute solamente nella misura in cui ciò sia assolutamente necessario per il compimento di indagini e accertamenti sui fatti stessi.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, impregiudicate le eventuali ulteriori possibili conseguenze derivanti dall’applicazione delle norme di legge.
 

7. Modalità e destinatari della segnalazione

Le segnalazioni potranno essere effettuate utilizzando una delle seguenti modalità:

a. tramite la piattaforma informatica dedicata denominata SIGNALETHIC, un sistema di comunicazione sicuro dotato di sistemi di crittografia, per garantire la protezione di chi segnala e denuncia un illecito aziendale, raggiungibile da qualunque device. L’URL per l’accesso alla soluzione pertanto sarà: <<https:\\nico.signalethic.it>>

b. Invio della segnalazione all’indirizzo di posta elettronica del Comitato Segnalazioni della Società comitato.segnalazioni@nico.it;

c. Invio della segnalazione mediante posta ordinaria presso la sede della Società in 36022 Cassola (VI), Via San Zeno nr. 67, all’attenzione riservata del Comitato Segnalazioni presso Nico S.p.A.
 

8. Attività di verifica della fondatezza della segnalazione

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Comitato Segnalazioni, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale dell’informatore e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Qualora, all’esito della verifica, la segnalazione risulti fondata, il Comitato Segnalazioni, in relazione alla natura ed alla gravità della violazione, provvederà:

• a presentare denuncia (ove non vi abbia già provveduto l’informatore) all’autorità giudiziaria competente;

• a comunicare l’esito dell’accertamento al superiore gerarchico dell’autore della violazione accertata (e al CdA), affinché si provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;

• ad adottare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela della società.
 

9. Gestione e archiviazione della segnalazione da parte del Comitato Segnalazioni

FASE 1 - In caso di esito positivo della valutazione preliminare sulla fondatezza della segnalazione, il Comitato Segnalazioni procede con l’avvio delle verifiche ed indagini interne al fine di raccogliere ulteriori informazioni di dettaglio e verificare la fondatezza dei fatti segnalati mediante verifiche dirette o attraverso l’ausilio di consulenti esterni o di strutture interne adeguatamente qualificate.

FASE 2 - La fase di verifica si conclude formalizzando il contesto di riferimento della segnalazione, il quadro normativo e procedurale di riferimento, le attività di verifica svolte e i relativi risultati/osservazioni ottenute. Il Report propone inoltre le azioni da intraprendere in relazione a ciascuna osservazione/rilievo formulati.

In caso di Segnalazioni che riguardino i soggetti deputati a decidere eventuali misure disciplinari, denunce o altre azioni, il Comitato Segnalazioni coinvolge immediatamente il Presidente del Consiglio di Amministrazione/Amministratore Delegato, al fine di coordinare e definire il successivo processo di indagine.

In caso di Segnalazioni che riguardano il Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o l’Amministratore Delegato, il Comitato Segnalazioni dà comunicazione immediata al Collegio Sindacale.

FASE 3 - Gli esiti delle valutazioni di tutte le Segnalazioni ricevute confluiscono in una reportistica ad hoc che sarà oggetto di informativa su base periodica al Consiglio di Amministrazione/Collegio Sindacale.

Il Comitato Segnalazioni ha la responsabilità di segnalare tempestivamente al CdA ed al Collegio Sindacale qualsiasi violazione oppure condotte illegittime e/o illecite, di cui sia venuto a conoscenza per segnalazione da parte dei dipendenti e/o collaboratori, che ritenga fondate o che abbia accertato esso stesso.

Il Comitato Segnalazioni ha inoltre l’obbligo di informare immediatamente il Collegio Sindacale, nonché il CdA, qualora la violazione riguardi i vertici dell’Azienda.

FASE 4 - Le segnalazioni e la relativa documentazione correlata devono essere opportunamente archiviate in formato elettronico e/o cartaceo, a seconda del supporto disponibile, a cura del Comitato Segnalazioni e conservate per il tempo necessario alla valutazione ed in ogni caso per 5 anni dall’esito finale della segnalazione.

Il Comitato Segnalazioni compila, archivia e conserva inoltre, per pari tempo, un Registro delle Segnalazioni su base annuale, diviso in due sezioni distinte a seconda che la segnalazione risulti fondata o meno.
 

10. Forme di tutela dell’informatore (whistleblower)

10.1. Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità penale a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi degli art. 368 e 595 c.p. o civile ai sensi dell’art. 2043 c.c. e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. in caso di esecuzione di indagini penali), l’identità dell’informatore/whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità dell’informatore non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità dell’informatore può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:

− vi sia il consenso espresso dell’informatore;

− la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità dell’informatore risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di documentazione prodotta a scopo difensivo.
 

10.2. Divieto di discriminazione e di misure ritorsive nei confronti del whistleblower

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate (i.e. demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, ecc.), le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.

Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione al Comitato Segnalazioni che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di discriminazione al superiore gerarchico  del dipendente autore della presunta discriminazione ed al CdA affinché sia valutata tempestivamente l’opportunità/necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione in via amministrativa e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del dipendente autore della discriminazione.

L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti segnalanti può essere oggetto di denuncia all’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
 

11. Responsabilità dell’informatore (whistleblower)

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare dell’informatore/whistleblower nell’ipotesi di segnalazione in mala fede ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.


 

INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER LE SEGNALAZIONI

DI CUI ALLA DIR. EU 2019/1937, AL D.LGS. 24/2023 E AL GDPR 679/2016

Il presente documento è finalizzato a renderLa edotta in merito ai contenuti e alle modalità del trattamento dei dati personali da Lei conferiti al fine di segnalare presunte condotte illecite e irregolarità aventi ad oggetto comportamenti posti in essere in violazione di norme, interne ed esterne, che disciplinano l’attività di Nico S.p.A. secondo quanto previsto dalla Dir. EU 2019/1937, dal D.Lgs. 24/2023 e dal GDPR 679/2016.
 

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è NICO SPA, con sede legale in 36022 Cassola (VI), Via San Zeno 67 (la Società).
 

CATEGORIA DATI PERSONALI TRATTATI

• Dati comuni: I dati personali trattati sono, ove conferiti, i dati anagrafici, dati di contatto nonché dati e informazioni ulteriori connessi alla presunta condotta illecita riportata. Il trattamento dei dati avviene con supporti informatici e cartacei in modo da garantire idonee misure di sicurezza e riservatezza.
• Dati sensibili: In relazione alla segnalazione effettuata potranno essere altresì valutati dati relativi alla salute, dati che rivelino le convinzioni religiose, dati che rivelino l’orientamento sessuale e /o l’appartenenza a partiti politici ed altre organizzazioni sindacali.
• Dati giudiziari: In relazione alla segnalazione effettuata potranno essere altresì valutati dati relativi a condanne penali e/o reati.
   

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO CUI SONO DESTINATI I DATI
    

FINALITÀ

I dati personali forniti verranno trattati esclusivamente per l’istruttoria della segnalazione, in conformità a quanto disposto dal D. Lgs 24/2023. Al fine di garantire la riservatezza del segnalante per tutta la durata della gestione della segnalazione, l’identità dello stesso sarà conosciuta solo dal Comitato Segnalazioni di Nico S.p.A.. Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, ad eccezione di quanto sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza.
 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La base giuridica di tale trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato, nonché agli ulteriori principi previsti dall’art. 5 GDPR. I dati personali sono raccolti presso l’interessato (quindi da Lei direttamente forniti); il conferimento dei dati non pregiudica la segnalazione Whistleblowing in quanto è sempre garantita la facoltà di effettuare una segnalazione anonima.
 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali raccolti per le finalità di cui sopra saranno conservati per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione, fatti salvi i casi di adozione di provvedimenti disciplinari e/o eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione. In ogni caso, per non più di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
 

3. DESTINATARI DEI DATI

Destinatario dei dati personali è il Comitato Segnalazioni che, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla Linea Guida Whistleblowing adottata dal Titolare, è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Nella fase di accertamento della fondatezza della segnalazione, laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, i dati personali potranno essere inoltrati ad altre strutture e/o funzioni del Titolare. In tale ipotesi, sono richiamati i doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza dell’identità su chi sia stato coinvolto a supporto del Comitato Segnalazioni. I dati personali potranno essere rivelati al responsabile della funzione aziendale titolare dei procedimenti disciplinari e/o al soggetto segnalato esclusivamente nei casi in cui vi sia il consenso espresso del segnalante ovvero la contestazione dell’addebito risulti fondata unicamente sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa del soggetto segnalato. Sussistendone gli estremi, i dati personali potranno essere altresì comunicati anche a soggetti terzi, ricompresi nelle seguenti categorie: a) consulenti (i.e. studi legali e/o altro); b) fornitore di servizi informatici; c) istituzioni e/o autorità pubbliche, Autorità Giudiziaria, organi di polizia, agenzie investigative.
 

4. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I dati, in conformità a quanto espresso più sopra, potranno essere trattati anche dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.
 

5. COME TRATTIAMO I DATI PERSONALI

Ai sensi e per gli effetti dell’articolo 5 del GDPR, i dati personali di cui IL Titolare viene a conoscenza ai fini della presente procedura saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e successivamente trattati in modo coerente con le stesse, attraverso l’utilizzo di procedure anche informatizzate, dotate di strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Il Titolare garantisce l’adozione di tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati personali inesatti rispetto alle finalità per i quali sono stati trattati nonché la conservazione in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. Essi saranno trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita o distruzione o dal danno mediante misure tecniche ed organizzative.
 

6.  DIRITTI DELL'INTERESSATO - RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Contattando via e-mail la Società all’indirizzo (privacy@nico.it), Lei può chiedere l’accesso ai Dati che la riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, nonché l’opposizione al trattamento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nelle ipotesi di legittimo interesse della Società.

Lei, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti (c.d. diritto alla portabilità).

Lei ha il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento per finalità di marketing e/o di profilazione, nonché di opporsi al trattamento dei dati per finalità di marketing, compresa la profilazione connessa al marketing. Resta ferma la possibilità per l’interessato che preferisca essere contattato per la suddetta finalità esclusivamente tramite modalità tradizionali, di manifestare la sua opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate.

Lei ha, infine, il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
 

7. MODIFICHE “POLICY PRIVACY”

La legge applicabile cambia nel tempo. Consigliamo, pertanto, vivamente di leggere la nostra Informativa e di tenersi sempre informati. Qualora dovessimo decidere di aggiornare la presente informativa, pubblicheremo le modifiche sul sito della Società nella relativa sezione.
 

Cassola (VI), 14.7.2023